Wanneer je als testconsultant werkzaam bent in de detachering gebeurt het regelmatig dat je aan een nieuwe opdracht begint. En dat blijft altijd spannend. Ook als je al jaren in de detachering werkzaam bent.

De eerste dagen staan in het teken van kennismaken met nieuwe collega’s, praktische zaken en inwerken in het project waar je bent ingezet. Een periode waarin je erg veel informatie moet verwerken. Het maken van notities is dan onontbeerlijk. Gebruik hiervoor een notitieboekje. Makkelijk om mee te nemen naar een kennismakings bijeenkomst. Je aantekeningen kun je later uitwerken in bijvoorbeeld een word document.

In dit artikel ga ik in een op aantal praktische zaken en sociale aspecten waar je rekening mee kunt houden bij het starten van een nieuwe opdracht. In een volgend artikel zal ik ingaan op het inwerken. Er zullen ongetwijfeld dingen ontbreken. Mocht je een aanvulling hebben, plaats deze dan in het commentaarveld onderaan dit artikel.

Het begint allemaal bij waar moet je zijn, hoe laat en bij wie moet je je melden. En natuurlijk hoe ga je reizen. Ga je met de auto, waar kun je parkeren of ga je met het openbaar vervoer en hoe ziet die reis er dan uit. Oh ja, vergeet je paspoort niet.

Naast praktische zaken spelen ook sociale kanten een rol. Dit laatste met name om er voor te zorgen dat je snel een onderdeel kunt worden van het team.

Praktische zaken

Collega’s en contactgegevens

Een van de eerste dingen die je moet noteren zijn de namen en contactgegevens van je directe collega’s. Zorg er voor dat je weet bij wie je je moet melden mocht je onverhoopt niet kunnen werken of met een vertraging in je reistijd te maken krijgen. Vergeet niet de gegevens van de officemanager / afdelings secretaresse te noteren. Zij is het spin in het web van de organisatie en kan je helpen bij praktische vragen die je hebt.

Werkplek en inlogcodes

• Een nieuwe opdracht betekent ook een nieuwe werkplek met inlogcodes en de standaard Office applicaties die door de organisatie worden gebruikt.
• Vraag welke standaard applicaties er worden gebruikt. Mocht er een applicatie tussen zitten die je nog niet kent, ga dan in je vrije tijd de applicatie leren kennen. Uiteraard kun je ook vragen stellen aan collega’s. De basics zul je je zelf eigen moeten maken.

Werktijden

Bespreek met je leidinggevende wat de gebruikelijke werktijden zijn binnen de organisatie en binnen het team. En of er bloktijden zijn waarbinnen iedereen aanwezig moet zijn. Vraag ook of er vaste meetings zijn waar jouw aanwezigheid noodzakelijk is. Stem vervolgens af welke werktijden je zelf wilt gaan hanteren. Houdt hierbij rekening met de gebruikelijke werktijden van het team en de eventuele terugkerende meetings waar je bij aanwezig moet zijn.

Agenda

Hoe wordt er omgegaan met het delen van agenda’s. Vraag wat de gewoonte is bij het gebruiken van de online agenda. Kan iedereen afspraken maken in je agenda en kan iedereen de afspraken in je agenda zien. En dan niet alleen zien dat er een afspraak is, maar ook het onderwerp en met wie. Wijzig vervolgens de instellingen van je agenda naar de gebruikte werkwijze.

Communicatie

Hoe vindt communicatie plaats binnen het team. Wordt er veel gemaild, gebruikt met een communicator of loopt men naar een collega toe voor het stellen van een vraag. Mocht het laatste het geval zijn, ga dat dan zelf ook doen. Wanneer de eerste twee de standaard zijn, ga dan toch zeker tijdens je inwerkperiode wel gewoon een vraag direct aan een collega stellen. Dat is goed om collega’s sneller te leren kennen. Het maakt het ook makkelijker om vervolgvragen te stellen en die zul je in het begin zeer zeker hebben.

Mail gebruik

• Vraag of er een standaard opmaak voor een email handtekening wordt gebruikt. Mocht dat niet het geval zijn kijk dan naar de mailtjes die je van verschillende collega’s krijgt en neem van een van hun de opmaak over.
• CC en BCC gebruik

Let in het begin altijd goed op wat het CC en BCC gebruik is binnen het team. Niet dat je er meteen aan mee moet gaan doen. Het is goed om je van dit gebruik bewust te zijn. Vraag na of dit gewenst is of dat het zo is gegroeid zonder belangrijke reden. Wellicht zijn er alleen bepaalde onderwerpen waar het gebruik van CC gewenst is.

Urenregistratie

Soms kan het wel even duren voordat je toegang krijgt tot een urenregistratie applicatie. Noteer daarom vanaf dag 1, in bijvoorbeeld excel, je gewerkte uren per dag en welke activiteiten je hebt uitgevoerd. Dan hoef je later niet zo diep in je geheugen te graven als de uren geregistreerd kunnen worden. Neem zowiezo de gewoonte aan om iedere dag je gewerkte uren te registreren.

WiFi

Altijd handig om te weten of er WiFi is die je ook mag gebruiken voor telefoon of tablet. Vaak moet je daarvoor een aparte toegang aanvragen.

Sociale aspecten

Koffie en thee
Wat zijn de gebruiken rondom bijvoorbeeld koffie drinken. Haalt iedereen zijn eigen drinken of wordt er altijd voor het hele team drinken gehaald. Is het laatste het geval dan ga je dat natuurlijk ook doen. Is het eerste het geval dan raad ik aan om zeker de eerste dagen wel drinken te halen voor je collega’s. Een makkelijkere manier om in contact te komen met je collega’s is er niet. En wie weet gaat je initiatief overgenomen worden door de rest van het team 😉

Lunch

Het blijft altijd afwachten wat het team doet tijdens de lunch. Gaan ze gezamenlijk lunchen in de kantine, eten ze hun meegenomen boterham aan het bureau, eten ze buiten de deur, maken ze een wandeling tussen de middag.

Sociaal gedrag binnen team

Praten de teamleden over allerlaagste dingen met elkaar en wordt er veel gelachen. Probeer je eigen gedrag daarop aan te sluiten. Uiteraard hoeft je niet alles te vertellen over je privé situatie als je dat niet wilt. Er zijn genoeg niet werk gerelateerde dingen om onderling over te praten. Wordt en niet over allerlaagste dingen gesproken, doe dat dan zelf ook niet of zeer beperkt. Misschien vind je dat zelfs wel prettiger en anders probeer met een klein beetje prietpraat het team een beetje losser te krijgen.